administratief medewerker

administratief medewerker
32 - 36 uur per week (0,89 – 1,0 fte) 
vacaturenummer 24-563

Wat ga je doen?
Als administratief medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de afdeling Inkoop. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve werkzaamheden op de afdeling en hebt daarbij een coördinerende rol. Je zal je met een diversiteit aan werkzaamheden bezig gaan houden:

• secretariële ondersteuning van de inkopers, o.a. agendabeheer en coördineren inkoopoverleggen (agenda opstellen, notuleren, actiepuntenlijst bijhouden, etc.)
• afhandelen van de inkomende berichten uit algemene mailbox Inkoop
• voorbereiden opdrachtbrieven en contracten
• administratief en planmatig ondersteunen van de projectteams bij aanbestedingen
• samenstellen van managementrapportages
• invoeren en onderhouden van contracten in Mercell
• initiëren van procesverbeteringen m.b.t. Inkoop
• fungeren als contactpersoon van het digitale inhuurplatform (Flextender) van ZonMw:
• onderhouden contacten als contactpersoon
• verzorgen ondertekeningsproces
• archiveren in Corsa van Flextender contracten
• controleren (i.s.m. de inkopers) van concept uitvragen voor publicatie op het digitale inhuurplatform
• back-up werkzaamheden voor de frontoffice van F&C

Wat betekent werken bij ZonMw? 
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw en dat is waar wij ons dagelijks met ruim 500 collega’s voor inzetten. We programmeren en financieren onderzoek, stimuleren het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleren waar meer kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel onderzoek tot praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten. 

Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).  

Binnen de organisatie staan maatschappelijk relevante thema’s centraal. Deze thema’s worden in de vorm van programma’s uitgevoerd. Dit gebeurt binnen 14 verschillende clusters en clusteroverstijgend.  

Team Inkoop 
Je komt te werken bij het team Inkoop. Deze bestaat uit drie inkopers en deze positie. Inkoop verzorgt alle activiteiten die gericht zijn op het inkopen, inhuren en leasen voor ZonMw. We maken deel uit van de afdeling Finance & Control waar totaal 27 collega’s werkzaam zijn. We zijn continu in ontwikkeling en sparren graag samen over nieuwe ideeën. Daarbij werken we in een goede sfeer aan onze resultaten. Regelmatig ondernemen we gezellige activiteiten zoals bijv. afdelingsuitjes, koffiemomenten, etc. 

Wie zoeken wij?
Een proactieve en positief ingestelde collega, die gericht is op samenwerking en het team. Je beschikt over een zelfstandige en dienstverlenende werkhouding en kan indien nodig assertief handelen.

Aan kennis en ervaring heb je het volgende in huis:

• afgeronde opleiding op mbo-4 niveau 
• vanaf 2 jaar recente administratieve werkervaring, met soortgelijke werkzaamheden
• vaardig met MS Office en je maakt andere datasystemen snel eigen
• goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands en in het Engels

Deze competenties passen bij je:

• flexibel
• secuur

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.

Wat bieden we jou?
Een administratief medewerker kan bij ons rekenen op een zelfstandige en afwisselende functie. En dat binnen een maatschappelijk zeer relevant werkveld. Onze organisatie kenmerkt zich door een open, collegiale en informele werksfeer. Wij denken niet in rangen en standen maar gaan uit van de competenties van de collega’s en de ontwikkeling hiervan wordt dan ook zeker gestimuleerd.

• arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur (0,89 – 1 fte) voor een periode van 12 maanden, met de intentie tot verlenging
• salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 2.734,10– € 3.529,72 (schaal 7 cao Rijk, 1 januari 2024*)
• secundaire arbeidsvoorwaarden conform cao Rijk, waaronder Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,37% van het bruto salaris, 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij een volledig dienstverband), pensioen ABP, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, reiskosten woon-werkverkeer (NS-businesscard), thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek
• hybride werkomgeving: deels op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis

*op 1 juli wordt de cao schaal Rijk met 8,5% verhoogd en het IKB naar 16,5%.

Solliciteren
Denk jij dat dit jouw functie is? Dan komen wij heel graag met je in contact! Je kunt jouw cv en motivatie separaat uploaden tot en met 23 juni 2024. Wil je eerst nog wat meer weten, neem gerust even contact op met Kelly Hessing, senior inkoper, tel.nr (070–5150381 / hessing@zonmw.nl).

Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, van wie je houdt en of je beperkingen hebt. We zijn nieuwsgierig naar wat jou drijft en naar jouw talenten.

Wacht niet met solliciteren tot de deadline. Gedurende de publicatie plannen wij mogelijk al gesprekken in. Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de publicatie eerder. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.